5 dicas para fazer uma gestão de fornecedores eficiente

A gestão de fornecedores é uma das atividades mais estratégicas dentro de qualquer negócio do varejo. Mais do que simplesmente comprar produtos ou negociar preços, trata-se de um processo que garante a fluidez da operação, a redução de custos, a melhoria no relacionamento com parceiros e a satisfação final do cliente. Em um mercado cada vez mais competitivo, ter fornecedores confiáveis, bem geridos e alinhados à estratégia da empresa pode ser a diferença entre o crescimento sustentável e o risco de perdas financeiras.

No varejo, essa questão é ainda mais crítica. Segundo a 8ª Pesquisa Abrappe de Prevenção de Perdas no Varejo Brasileiro, o setor perdeu R$ 36,5 bilhões em 2024, sendo 31,9% devido a processos operacionais ineficientes. 

Parte significativa desse prejuízo está relacionada a falhas no controle do fluxo de mercadorias, atrasos em entregas e problemas de comunicação com fornecedores. Ou seja, investir em práticas mais estruturadas e eficientes de gestão de fornecedores não é apenas uma vantagem competitiva: é uma necessidade para a saúde financeira da empresa.

Neste artigo, vamos explorar a importância dessa gestão, os principais desafios enfrentados no dia a dia do varejo e, claro, trazer 5 dicas práticas que podem transformar o relacionamento com seus fornecedores, tornando seu supply chain (cadeia de suprimentos) mais eficiente e inteligente.

O que é Supply Chain e sua relação com a gestão de fornecedores?

Antes de mergulharmos nas dicas, é importante esclarecer um conceito central: supply chain.

De forma simples, o supply chain é a cadeia de suprimentos de uma empresa, ou seja, uma rede que inclui processos, pessoas, recursos e tecnologias. Esses elementos estão envolvidos na produção, armazenamento, transporte e entrega de produtos ao consumidor final. Ele conecta desde o fornecedor de matéria-prima até o cliente que leva o produto para casa.

Nesse fluxo, a gestão de fornecedores é muito importante. Qualquer falha pode afetar toda a cadeia. Isso pode gerar custos extras, falta de estoque, atrasos e até perda de clientes.

A importância de ter uma gestão de fornecedores eficiente

Uma boa gestão de fornecedores é mais que uma prática operacional. É uma estratégia de negócios. 

Empresas que fazem apenas o básico, como pedir, pagar e receber, enfrentam riscos altos. Esses riscos incluem atrasos, problemas de qualidade, dificuldades logísticas e falta de estoque.

Já as que adotam processos mais robustos de gestão da cadeia de fornecedores conseguem transformar parceiros em aliados estratégicos. Isso significa não apenas reduzir custos, mas também ganhar diferenciais competitivos importantes, como:

Maior agilidade no abastecimento – fundamental em setores de alta rotatividade, como o varejo alimentício.

Redução de perdas e desperdícios – especialmente em produtos perecíveis, onde cada dia de atraso pode gerar prejuízo.

Prevenção de riscos legais e fiscais – fornecedores não regularizados podem gerar multas e complicações judiciais.

Inovação compartilhada – fornecedores estratégicos trazem tendências de mercado, novos produtos e processos mais modernos.

Planejamento de longo prazo – parcerias sólidas garantem estabilidade mesmo em cenários de oscilação cambial ou crises de abastecimento.

Em um mercado competitivo e instável, a boa gestão de fornecedores afeta a experiência do cliente e os lucros da empresa.

As dores mais comuns do varejo em relação aos fornecedores

Apesar da sua relevância, o processo de gestão de fornecedores ainda traz muitos desafios para os varejistas. Alguns dos mais comuns são:

1. Falta de visibilidade sobre prazos de entrega – sem previsibilidade, é difícil planejar estoques e garantir disponibilidade ao cliente.
   
   
2. Excesso de burocracia – processos manuais (planilhas, telefonemas, e-mails) atrasam o fluxo e aumentam a margem de erro.
   
   
3. Comunicação fragmentada – a troca de informações entre fornecedor, loja e central muitas vezes não é integrada, gerando ruídos e retrabalho.
   
   
4. Gestão de riscos – fornecedores que não cumprem requisitos legais ou padrões de qualidade podem comprometer a imagem da marca.
   
   
5. Dificuldade de integração tecnológica – sem sistemas que conectem as partes, a operação tende a ser lenta e sujeita a falhas.

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5 Dicas para uma Gestão de Fornecedores eficiente

1. Defina critérios claros de contratação

O primeiro passo para evitar problemas futuros é selecionar fornecedores que atendam às necessidades estratégicas da sua empresa. Avalie critérios como:

• qualidade dos produtos ou insumos fornecidos;
  
  
• preço e condições de pagamento;
  
  
• capacidade de entrega e prazos;
  
  
• certificações e regularidade fiscal;
  
  
• reputação no mercado.
  
  

Essa etapa é fundamental para reduzir riscos de inadimplência, irregularidades legais ou falhas no fornecimento.

2. Mapeie os processos de compra

Entender como funciona o ciclo de compras dentro da sua empresa é essencial. Isso inclui identificar a frequência de reposição de produtos, os responsáveis por cada etapa e os riscos envolvidos em cada processo.

Por exemplo, se um produto pode não ser entregue a tempo, é importante ter um plano de contingência. Isso ajuda a evitar problemas no estoque e, assim, na receita.

3. Construa relacionamentos estratégicos com fornecedores

Um erro comum no varejo é enxergar fornecedores apenas como prestadores de serviço. Na prática, eles são parceiros estratégicos. 

Para criar uma relação saudável e de longo prazo:

• realize um processo criterioso de homologação;
  
  
• centralize toda a comunicação em um só canal;
  
  
• mantenha histórico de negociações, notas fiscais e pedidos;
  
  
• valorize a transparência e incentive acordos justos.
  
  

Essa postura fortalece a confiança e abre espaço para negociações mais flexíveis e vantajosas.

4. Aposte na automação com Supply Chain Management

A transformação digital trouxe soluções novas para o varejo. Essas soluções mudaram a forma de gerenciar fornecedores. Um exemplo é o SCM - Supply Chain Management. Quando integrado a um ERP, ele permite:

• automatizar pedidos e cadastros de produtos;
• acompanhar em tempo real entregas e recebimentos;
• reduzir erros de digitação e burocracia;
• identificar gargalos e riscos na cadeia de suprimentos;
• gerar relatórios estratégicos para tomada de decisão.
  
  

Empresas que usam automação conseguem ser mais eficientes. Elas também reduzem custos e garantem um fluxo constante de mercadorias. Assim, não precisam depender de controles manuais e frágeis.

5. Avalie continuamente seus fornecedores

A gestão de fornecedores não termina após a contratação. É preciso monitorar indicadores de desempenho como a qualidade das mercadorias entregues, cumprimento de prazos, custos envolvidos, entre outro. 

Essa avaliação periódica ajuda a identificar fornecedores estratégicos, eliminar gargalos e até renegociar contratos em busca de melhores condições.

No varejo, esse processo é muito importante. Um lote de mercadorias fora do padrão pode afetar toda a operação. Isso pode causar grandes perdas.

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Case: MundialMix e a transformação digital da gestão de pátio

Um bom exemplo de como a tecnologia pode transformar a relação com fornecedores vem da MundialMix, holding que reúne diversos negócios, incluindo as redes Brasil Atacadista e Supermercados Imperatriz.

Na frente do atacarejo, a empresa começou um projeto de transformação digital. O objetivo é melhorar o recebimento de mercadorias. Para isso, contratou as soluções da Nexxera para o gerenciamento de pátio. Com isso, digitalizou processos como agendamento, recebimento antecipado de notas fiscais e acompanhamento do fluxo de recebimentos.

Segundo Jorge Anjos, coordenador da central de notas da MundialMix, 11 atacarejos da marca Brasil Atacadista e dois centros de distribuição já contam com o sistema. Entre as vantagens, destaca-se a redução de 50% do tempo previsto para o agendamento das entregas.

“Antes do sistema, todo o agendamento era feito via e-mail e telefone, e muito pedido chegava sem esse agendamento prévio. Por conta disso, havia uma janela de uma hora entre uma entrega e outra. Hoje esse tempo é de 30 minutos”, explica o executivo.

Além da agilidade, a solução trouxe transparência e visibilidade para fornecedores, que agora podem acessar um dashboard, solicitar agendamentos e acompanhar o andamento em uma única interface.

Outro benefício foi a conferência antecipada de notas fiscais, que permitiu corrigir falhas antes mesmo do envio da mercadoria. Diante dos resultados, a MundialMix pretende expandir o sistema para toda a rede de Supermercados Imperatriz no próximo semestre.

Fortaleça sua gestão de fornecedores com a Nexxera

A gestão de fornecedores é peça-chave para garantir eficiência, reduzir perdas e manter o supply chain funcionando com consistência. Com critérios claros, sua empresa pode melhorar a cadeia de suprimentos. 

É importante ter processos definidos e relacionamentos estratégicos. A automação e a avaliação constante também ajudam. Assim, a cadeia de suprimentos se torna um motor de crescimento.

No entanto, para alcançar esse nível de eficiência, é indispensável contar com tecnologia. O Portal de Fornecedores da Nexxera foi criado para integrar e automatizar as relações com fornecedores. Isso ajuda a fortalecer o varejo e a base de parceiros.

Com ele, sua empresa pode:

• Centralizar toda a comunicação com fornecedores em um único ambiente digital.
  
  
• Reduzir erros e fraudes com o pré-registro de notas fiscais e conferência antecipada.
  
  
• Dar autonomia ao fornecedor para consultar informações e realizar agendamentos online.
  
  
• Acompanhar indicadores em tempo real, garantindo eficiência e transparência.
  
  
• Otimizar a gestão de estoque e o fluxo logístico, reduzindo perdas e custos operacionais.

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