Gestão financeira no varejo: o papel da conciliação de cartões para reduzir perdas e custos

O cartão de crédito e débito consolidou-se como o principal meio de pagamento no varejo brasileiro. Segundo a Abecs, as transações com cartões movimentaram R$ 4 trilhões em 2024, um crescimento de 14,6% em relação ao ano anterior.

O aumento das vendas por cartão torna a gestão financeira mais complexa. As empresas lidam com múltiplas operadoras, prazos de repasse diferentes, taxas de cartão de crédito variadas e divergências entre vendas e valores recebidos.

Nesse cenário, a conciliação de cartões torna-se essencial para garantir controle, previsibilidade e segurança financeira.

O que é conciliação de cartões?

A conciliação de cartões é o processo de comparar as vendas realizadas com cartões de crédito, débito e benefícios com os valores efetivamente repassados pelas operadoras de cartão de crédito e bancos.

Na prática, é o que garante que cada venda registrada seja efetivamente recebida, sem divergências, atrasos ou cobranças indevidas. Sem uma rotina de conciliação, o negócio pode enfrentar:

• Diferenças entre o valor vendido e o valor recebido;
• Taxas de cartão de crédito incorretas ou fora do acordo;
• Transações canceladas ou não repassadas;
• Cobranças duplicadas nas maquininhas de cartão;
• Dificuldade em prever o fluxo de caixa.
  
  

A conciliação de cartões funciona como uma ferramenta de governança financeira, reforçando a confiabilidade dos dados e apoiando a tomada de decisão no varejo.

Por que a conciliação é essencial na gestão financeira do varejo?

Com o aumento das vendas eletrônicas e a diversificação dos meios de pagamento — como crédito, débito, benefícios e até Pix processado em múltiplas maquininhas de cartão de crédito, as empresas lidam com grandes volumes de informações financeiras e taxas variáveis entre as operadoras.

Sem controle, pequenas inconsistências podem gerar perdas acumuladas e distorcer a margem de lucro.

Benefícios da conciliação de cartões:

• Garantir transparência e rastreabilidade nas operações;
• Evitar erros e fraudes em recebimentos;
• Otimizar o planejamento financeiro;
• Apoiar auditorias e compliance;
• Melhorar o relacionamento com adquirentes e bancos.

Etapas da conciliação de cartões

A conciliação de cartões garante que todas as vendas sejam registradas e recebidas corretamente. Para empresas com várias maquininhas ou pontos de venda, ela é ainda mais crucial, evitando perdas financeiras e problemas no fluxo de caixa. 

A conciliação é dividida em três etapas:

1. Conciliação de vendas

Nesta etapa, comparamos todas as transações realizadas em cada maquininha ou sistema TEF com os relatórios das adquirentes.

• Por que é importante: É comum que algumas vendas não sejam registradas corretamente ou que ocorram duplicidades. A conciliação de vendas garante que cada venda seja contabilizada, evitando perdas de receita e divergências que podem gerar retrabalho.

2. Conciliação financeira

Aqui, verificamos se os valores das vendas batem com o extrato financeiro das operadoras, identificando diferenças de taxas, juros, estornos, descontos ou prazos de repasse.

• Por que é importante: Com vários pontos de venda, as taxas e prazos podem variar por maquininha ou bandeira. Esta etapa ajuda a identificar cobranças incorretas ou atrasos, garantindo que a empresa receba exatamente o que vendeu.

3. Conciliação bancária

Nesta fase, conferimos se os valores informados pelas operadoras chegaram corretamente à conta bancária da empresa.

• Por que é importante: Mesmo que tudo esteja correto nas vendas e no extrato da operadora, problemas podem ocorrer no repasse para o banco. Isso evita distorções no fluxo de caixa, permite planejamento financeiro preciso e garante que a empresa tenha sempre o dinheiro disponível para operar.

Automação da conciliação: o salto de eficiência

A conciliação manual é lenta, suscetível a erros e inviável em operações com alto volume de vendas.

A automação da conciliação de cartões permite cruzar informações de forma automática entre bancos, adquirentes e sistemas internos.

Principais benefícios de automatizar a conciliação de cartões:

• Agilidade: elimina processos manuais e planilhas;
• Precisão: reduz erros humanos e inconsistências;
• Economia: diminui perdas financeiras e custos operacionais;
• Previsibilidade: permite acompanhar o fluxo de caixa em tempo real;
• Tomada de decisão: fornece relatórios e indicadores para análise de desempenho.
  
  

Como a Nexxera facilita a conciliação de cartões?

Graças à sua integração multibancos, multicontas e, inclusive, multiadquirentes, a Nexxera garante um processo seguro, confiável e escalável, alinhado à rotina de varejistas de todos os segmentos, inclusive empresas com alto volume de transações. 

Por meio do Conciliador de Cartões da Nexxera, a rotina de conciliação se torna um processo muito mais simples e integrado, que permite às empresas:

• Centralizar todas as vendas e recebimentos em um único ambiente;
• Identificar divergências automaticamente entre valor vendido e recebido;
• Controlar taxas de cartão de crédito aplicadas por operadoras;
• Realizar conciliação bancária, financeira e de vendas de forma integrada;
• Antecipar recebíveis com segurança e visibilidade total;
• Gerar relatórios precisos para auditoria e gestão.

Antecipação de recebíveis: transformando vendas em fluxo de caixa imediato

Além de garantir que todas as vendas sejam recebidas corretamente, o Conciliador de Cartões da Nexxera permite que as empresas antecipem seus recebíveis de cartão de crédito e débito.

Como funciona o Conciliador de Cartões da Nexxera:
O sistema identifica automaticamente os valores a receber, considerando taxas, prazos e possíveis divergências, e permite que a empresa receba os recursos antes do prazo padrão de repasse das operadoras.

Benefícios do Conciliador de Cartões da Nexxera para o negócio:

• Fluxo de caixa mais previsível: o varejista consegue planejar pagamentos, investimentos e estoque com base em valores já disponíveis.
• Redução de custos financeiros: evita a necessidade de linhas de crédito externas ou empréstimos de curto prazo.
• Segurança e visibilidade: cada antecipação é registrada, conciliada e monitorada, evitando erros ou duplicidades.
• Agilidade nas operações: o processo automatizado economiza tempo da equipe financeira e integra-se à conciliação bancária e financeira.
  
  

Exemplo prático:
Uma rede com 5 maquininhas de operadoras diferentes pode ter milhares de transações mensais. 

Antecipando os recebíveis, a empresa transforma vendas futuras em recursos imediatos, garantindo liquidez e permitindo crescimento mais ágil sem depender de crédito externo.

Impactos diretos na gestão e nos resultados

Em um ambiente cada vez mais digital, o controle de cada transação é um diferencial competitivo. Com a conciliação automatizada e a antecipação de recebíveis de cartão, o varejo alcança ganhos claros em performance, previsibilidade e liquidez.

Entre os resultados mais observados estão:

• Redução de perdas financeiras por divergências;
• Maior controle sobre as taxas e custos de operação;
• Melhor negociação com operadoras e adquirentes;
• Fluxo de caixa mais previsível e ágil;
• Eficiência operacional e financeira.
  
  

Conclusão

A conciliação de cartões é um dos pilares da gestão financeira moderna no varejo, transformando dados dispersos em informações estruturadas e confiáveis, que oferecem visão, controle e segurança sobre as receitas.

Automatizar a conciliação e antecipar os recebíveis de cartão com o Conciliador de Cartões da Nexxera não é apenas uma decisão tecnológica. É uma estratégia de sustentabilidade financeira, que reduz custos, evita perdas, melhora o fluxo de caixa e fortalece a governança do negócio.

A solução também se integra facilmente ao ERP da empresa, conectando informações em tempo real e simplificando a rotina financeira de ponta a ponta.